بسم الله الرحمن الرحيم

 

Accounts

    In this section of the program, you will define all your accounts, an account is a content that will hold an amount or a balance, like a bank,  expense, sales, perches, persons (that we buy from or sale to) or other.

    Each account must have at least, a number, a name, a group, and a type, the rest records are optional to use.

    The accounts 's screen locks like this:-

    In a simple way, you just select an account number, then you enter the rest fields, then you click [Add], and the account will be added to you account's file.

    And you can also delete an account by clicking the [Delete] button, But remember that can delete only an empty accounts, if you have added any transactions to this account, you must first delete those transaction, and after that you can delete the account.

    You can also, attach a picture to you account, and since the account number formed form 7 digits, for example if want to attach a picture to the account no. 2001, you must save that picture as (\w_acct\pic\acct\0002001.jpg)

    You can user the help icons when dealing with the account number, (-) will subtract 1 from the account number, (+) will add 1 to the account number, (<, >) will find the next, previous used account number, (?) will find an empty account number after the current account number, (L) will find the first free number after the last user number for the account number.

    By using the (Father) Field, you can design you own account tree, and whenever you make a transaction involving an account, the balances will automatically be transferred to the father account, and his father and so on.

    In the lower middle part of the account's screen, you can see a profile screen, you can enter a free text inside this screen account you account, and as much as you wont.

  

        In the lower bottom part of the account's screen, lies the account's table, by pressing a row in the table, that account will be raised to fill the screen, so you can see his contents, of you can modify any piece of information's in it, and the clicking the [Add]. 

        you also, can fastly modify  the account's names in the table, by simply modify the names in the table.

        Beside the account's table, you can see three icons (sort), (start), (find), you can user these buttons to  determined the way the account's table will appears.

- SORT : when you stops the curser at a field in the screen, the sort button might be enabled or disabled, if it is enabled this means that you can sort the account's table according to that filed, by clicking the sort button, the table will immediately be sorted.

- START : when you stops the curser at a field in the screen, the start button might be enabled or disabled, if it is enabled this means that you can sort the account's table according to that filed, by clicking the start button, the table will immediately be sorted, but the data will start from the data field that you stopped at.

- FIND : You can search any of the fields in the screen, by stopping and entering data to one of the fields, then by pressing the (FIND) button, the program will search only for those records which matches your selection.

 

 

Some Fields Declaration

 

(Father - Account's Tree)

        By using the (Father) Field, you can design you own account tree, and whenever you make a transaction involving an account, the balances will automatically be transferred to the father account, and his father and so on.

    The following is a simple example for that:

       000001  The assets

              0000010 Movable assets

                    0000100 Cashes & Banks

                          0001000 Cash Box

                          0001050 Sheiks Box

                          0001100 Bank

                                 0001110 Cash in the bank

                                 0001120 Sheiks in the bank

        Note that (The assets) is the father of (Movable assets), and (Movable assets) is the father of (Cashes & Banks), and (Cashes & Banks) is the father of (Cash Box) & (Sheiks Box) & (Bank), and (Bank) is the father of (Cash in the bank) & (Sheiks in the bank).

 

 

(The Account Group)

 

         This field is one of the most important fields in the screen, since it is the link between us and the program, by giving the account a group number, the program can understand who to deal with this account. for each group, you can define as much as you wont accounts, echo with the name that suit your work, the following is a lest for account's groups:

 

1  

Purchases

 

This is the account that we will use when we bye something.
2  

Sales & Incomes (VAT'ed)

 

This is the account that we will use when we sell something. Take in you consideration, That this operation is due to vat, so the amount used in this transaction will be divided between the sale account and the V.A.T. Account.

3  

Sales & Incomes (VAT Free)

 

This is the account that we will use when we sell something.
4  

 

Purchase Orders

 

 

This is the account that we will use when we order something to bye.

Note that: The program can make a (Purchase Delivery Note) or an (Purchase Invoice) from the (Purchase Order), and then deduct the quantities of it from the original (Purchase Order) for farther use.

5  

 

Sales Orders

 

 

This is the account that we will use when a customer order something from us.

Note that: The program can make a (Sales Delivery Note) or an (Sales Invoice) from the (Sales Order), and hen deduct the quantities of it from the original (Sales Order) for farther use.

6  

 

Fixed Assets

 

 

This is the account that we will use when we bye stocks that we intend to use as (Fixed Assets), You can do that by simply building a (Purchase Transaction), and then by changing the (Debit side) from (Purchase) To (Fix Assets). When you do that, the program will change the (Sales V.A.T) account to (Assets V.A.T) Account automatically.

7  

Cash Boxes

 

This is the account that we will use when we deal with cash money, ether when cashing or paying money or when depositing or drawing money from the bank
8  

Sheiks Boxes

 

This is the account that we will use when we cash sheiks, or when we deposit sheiks in the bank.
9  

Out Sheiks

 

This is the account that we will use when we want to pay someone money using sheiks, note that when the date of an out sheik is due, the program will notify you automatically so that you reduce it's value form your bank. 
10  

 

 

Banks

 

 

 

This is the account that we will use when we deal with a bank, only by cash money, and only using one currency.

Note that: if you intend to use the facility of (buying or selling foreign currencies), you must open a special account for each currencies in the bank. moreover you should use a special numbering for that:

Bank number in a foreign currency = Bank Number in the default currency + Currency Number - 1

11  

Credit Card

 

This is the account that we will use for each Credit Card that we have, or for each account that we accept payments at it thru credit cards.
12  

Sheiks in The Bank

 

This is the account that we will use to deposit sheiks that have un due dates in the waiting q in the bank.
13  

Sales Delivery note

 

This is the account that we will use when sending (stocks) as a first step to make a (Sales Invoice).
14  

Purchase delivery note

 

This is the account that we will use when receiving (stocks) as a first step to make a (Perches Invoice).
15  

Blighted stock

 

This is the account that we will use when blighting unusable (stocks), the amount uses here will be deducted from our profits.
16  

Capital

 

When we starts balancing our accounts, ether we balance them in front of (Start Balances Account) Or (Capital Account) to detainment our work net value.
17  

Deduction in source

 

This is the account that we will use when we deduct an amount from a payment to a dealer, or when a customer deduct an amount from a payment to us.
18  

Started stock

 

This is the account that we will use when we start balancing our stocks.
19  

Ended Stock

 

If you are using real stock method in your invoices, you don't have do use this account, but if not, this is the account that you have to fill the value of your stock at the end-of-the-year.
20  

capital profits

 

If you sell some of your assets, and you do profits, the profits will be balanced in this account.
21  

Debit Notes

 

 
22  

Sales V.A.T.

 

 
23  

Assist V.A.T.

 

 
24  

Returns V.A.T.

 

 
25  

V.A.T. Payments

 

 
26  

TAX Payments

 

 
27  

Current Assists consumptions

 

 
28  

Total Assists consumptions

 

 
29  

Old years Assists consumptions

 

 
30  

Dealers & Credit Persons

 

 
31  

Customers & Debit Persons

 

 
32  

Stores

 

 
33  

Expenses

 

 
34  

Employees & Workers

 

 
35  

Employees Social & Health Insurance Expenses 

 

 
36  

End Work Compensation Expenses

 

 
37  

Social & Health Insurance Deductions

 

 
38  

Employees TAX Deductions

 

 
39  

End Wok Compensation Deductions

 

 
40  

Contributors

 

 

          وهذا الحقل هو حلقة الوصل بين مستخدم البرنامج وبين البرنامج نفسه، حيث من خلال هذا الحساب سيتمكن البرنامج مع معرفة الطريقة التي يجب أن يتعامل بها البرنامج مع هذا الحساب. وفيما يلي: قائمة بهذه المجموعات:

1

مشتريات

وهو الحساب الذي سنستخدمه عند شراء بضائع لإعادة بيعها. ومن الممكن تقسيم المشتريات لعدة مشتريات وبحسب الحاجة.

2

مبيعات وإيرادات خاضعة

وهو الحساب الذي سنستخدمه عند بيع البضائع الخاضعة لضريبة القيمة المضافة (17%). ومن الممكن تقسيم المبيعات لعدة حسابات مبيعات وبحسب الحاجة.

3

مبيعات وإيرادات معفية

وهو الحساب الذي سنستخدمه عند بيع البضائع الغير خاضعة (المعفية من ضريبة القيمة المضافة 17%). ومن الممكن تقسيم المبيعات لعدة حسابات وبحسب الحاجة.

4

طلبيات مشتريات

وهو الحساب أو الحسابات التي ستستخدمها عند طلب بضائع من الموردين في طلبيات المشتريات، لاحظ أن البرنامج يتعامل مع طلبيات المشتريات ويستطيع إنزال إرساليات المشتريات وفواتير المشتريات من هذه الطلبيات، لكي يعطينا بواقي طلبيات المشتريات عند الحاجة

5

طلبيات مبيعات

وهو الحساب أو الحسابات التي سنستخدمها عند عمل طلبيات المبيعات لزبائننا، لاحظ أن البرنامج يتعامل مع طلبيات المبيعات، ويستطيع إنزال إرساليات المبيعات وفواتير المبيعات من هذه الطلبيات، لكي يعطينا بواقي طلبيات المبيعات عند الحاجة.

6

موجودات ثابتة

وهي الموجودات الثابتة التي عليها إستهلاك، وفي حالة عمل فاتورة مشتريات، وتغيير رقم حساب المشتريات لرقم حساب الموجودات فإن الضريبة تحمل وبشكل تلقائي على ضريبة الموجودات وليس ضريبة القيمة المضافة، لتظهر بمكانها المناسب في كشف الضرائب.

7

صناديق نقدية

وهو الحساب أو الحسابات التي سنتعامل معها في قبض وصرف المبالغ النقدية، أو في إيداع أو سحب المبالغ النقدية من البنك.

8

صناديق شيكات

وهو الصندوق الذي سنستخدمه لقبض الشيكات من الزبائن، فالشيك يقبض من الزبون ويدخل صندوق الشيكات، ومن ثم يخرج من هذا الصندوق ليتحول للبنك أو لشيكات برسم التحصيل في البنك أو يجيير لتاجر آخر في سند صرف.

9

شيكات صادرة لأجل

وهو دفتر الشيكات الذي سنقوم بصرف شيكات منه للتجار، لاحظ أنه لكل بنك نتعامل معه يجب أن يكون هناك حساب شيكات صادرة لأجل خاص به (دفتر شيكات ذلك البنك)، ونقوم عادة بصرف شيك بسند صرف من الشيكات الصادرة لأجل لتاجر، وبتاريخ استحقاق هذا الشيك يجب أن نقوم بإنزال قيمة ذلك الشيك من البنك ومن خلال (شيك مستحق).

10

بنوك

وهي البنوك التي نتعامل معها ولنا بها حسابات، وليست البنوك التي يتعامل زبائننا معها، والمقصود بالبنك هو (المبلغ الجاري في البنك – النقدي)، حيث هناك حساب آخر ل (شيكات برسم التحصيل) و(شيكات صادرة لأجل)، وفي حالة التعامل مع هذا البنك بأكثر من عملة، يجب عمل حساب بنك خاص لكل عملة من هذه العملات وهناك طريقة محددة يجب إتباعها في ترقيم البنوك مع العملات، وهذه الطريقة ضرورية لكي نستطيع استخدام (شراء العملات) و (بيع العملات) في برنامج المحاسبة.

 

طريقة ترقيم البنوك عند التعامل مع أكثر من عملة في البنك: الطريقة بسيطة وتتمثل بالمعادلة التالية :

(رقم حساب البنك بالعملة = رقم حساب البنك بالشيكل + رقم العملة – 1)

مثال: رقم حساب البنك بالشيكل = 1100، العملة هي الدينار = 3، ß

        رقم حساب البنك بالدينار = 1100+3-1= 1102

11

كرتات اعتماد

وهو الحساب أو الحسابات التي سنستخدمها لكرتات الاعتماد التي نتعامل معها مثل الفيزا والدينرز وغيرها، ويجب فتح رقم خاص بكل كرت من هذه الكرت.

12

شيكات برسم التحصيل

وهي الشيكات الموجودة في البنك ولكن قبل تاريخ استحقاقها، وهذه الشيكات كنا قد قبضناها بسند قبض ثم أودعناها برسم التحصيل ويجب نقل هذه الشيكات عند استحقاقها إلى رصيد البنك في عملية (استحقاق شيك).

13

إرساليات مبيعات

وهو الحساب أو الحسابات التي سنستخدمها في إرسال بضاعة لزبون من خلال شهادة إرسال، وعلينا أن ننتبه أن البرنامج يستطيع إنزال شهادات الإرسال من طلبيات المبيعات، ويستطيع جمع هذه الإرساليات في فاتورة مبيعات.

14

إرساليات مشتريات

وهو الحساب أو الحسابات التي سنستخدمها في استقبال بضاعة من تاجر جاءتنا من خلال شهادة إرسال مشتريات، وعلينا أن ننتبه أن البرنامج يستطيع إنزال إرساليات المشتريات من طلبيات المشتريات ويستطيع جمع إرساليات المشتريات في فاتورة مشتريات.

15

بضاعة تالفة

وهي البضاعة التي تتلف خلال دورة العمل، ونريد إنزال قيمة هذه الخسارة من أرباحنا في كشف الأرباح والخسائر، ويجب تسجيل جميع هذه البضائع التالفة على حساب (بضاعة تالفة) ونقل البضاعة (لمخزن التوالف) لإنزال قيمتها من المستودع.

16

رأس المال

وهو الحساب الذي سنستخدمه لنبدأ رأسمال مال العمل، ومن الممكن أن يأتي هذا المبلغ من المساهمين.

17

خصم في المصدر

وهذا يدل على أن هذا الحساب هو عبارة عن خصم في المصدر، وفي حالة القبض أو الصرف يمكننا أن نظهر مبلغ (خصم في المصدر) قمنا بخصمه على زبون، أو (خصم في المصدر) خصمه مورد علينا، ومن خلال هذه الحسابات نستطيع أن نعرف كم تم خصم مبالغ علينا لغاية الآن لصالح ضريبة الدخل أو بالعكس.

18

بضاعة أول المدة

وهو حساب نقوم بعمل جرد بضاعة أول المدة عليه، ومن خلال هذا الحساب ومن خلال البضاعة المتبقية في المستودع نستطيع حساب كلفة البضاعة ومن ثم مبلغ الربح أو الخسارة.

19

بضاعة آخر المدة

وهذا الحساب يتم استخدامه فقط في حالة أننا كنا نشتري ونبيع بقيود وليس بفواتير بها بضائع، حيث يجب أن نعلم البرنامج بقيمة بضاعة آخر المدة. من أجل تمكينه من حساب الأرباح والخسائر.

20

أرباح رأسمالية

وهو حساب يقوم البرنامج بحساب الأرباح الرأسمالية في حالة تحققها من خلال بيع الموجودات الثابتة ووضع قيمة هذا الربح في هذا الحساب.

21

صناديق كمبيالات

وهو الحساب الذي سنقوم بقبض الكمبيالات فيه بسندات قبض الكمبيالات.

22

ضريبة قيمة مضافة

وهو الحساب الذي سيقوم البرنامج في حالة البيع والشراء والمصروفات بقسمة مجموع المبلغ إلى مبلغ العملية وقيمة ضريبة القيمة المضافة.

23

ضريبة موجودات

وهو الحساب الذي سيتم وضع قيمة الضريبة فيه في حالة أن عملية الشراء هي مشتريات موجودات وليس مشتريات بضائع.

24

ضريبة المرتجعات

وهو الحساب الذي سيتم وضع قيمة الضريبة في عمليات المرتجعات فيه.

25

مدفوعات ض.ق.م.

وهو الحساب الذي سنستخدمه عند صرف الضرائب المستحقة علينا لضريبة القيمة المضافة، لاحظ أنه من المهم صرف المبلغ على هذا الحساب وليس على حساب (ضريبة القيمة المضافة) وإلا فإن كشف خلاصة الضرائب سيحدث به خلل.

26

مدفوعات سلف ضريبة الدخل

وهو الحساب الذي سنستخدمه عند صرف الضرائب المستحقة علينا أو التي سندفعها كسلف على حساب ضريبة الدخل، ومن الضروري صرف هذه المبالغ على هذا الحساب وليس على حساب (ضريبة الدخل) وإلا فأن كشف خلاصة الضرائب سيحدث به خلل.

27

استهلاك موجودات

وهي قيمة استهلاك الموجودات الثابتة التي نملكها للعام الحالي، وهو المبلغ الذي سيظهر في مصاريف الأرباح والخسائر.

28

استهلاك متراكم

وهو كل الاستهلاك الذي تراكم من خلال الموجودات الثابتة للسنوات السابقة مع السنة الحالية.

29

استهلاك من سنوات سابقة

وهو قيمة استهلاك الموجودات الثابتة للسنوات السابقة فقط.

30

موردون وذمم دائنة

وهذه المجموعة من الحسابات تمثل التجار الذين نشتري عادة منها، من الممكن أن نبيعها، ولكن الوضع الطبيعي أن يكونوا دائنون لنا، وليس العكس.

31

موردون وذمم مدينة

وهذه المجموعة من الحسابات تمثل الزبائن الذين سنبيع لهم، ومن الممكن أن نشتري منهم، ولكن الوضع الطبيعي أن يكونا مدينون لنا، وليس العكس.ض

32

مستودعات

وهي المستودعات التي سنضع بها البضائع.

33

مصاريف

وهي مجموعة المصاريف التي ستخفض من أرباحنا في كشف الأرباح والخسائر، والمصروف هو الحساب الذي يمثل مادة قمنا بشرائها والتي سيتم استهلاكها بالكامل خلال العام المالي الحالي.

34

موظفون وعمال

وهم العمال أو الموظفين الذي سنقوم بعمل كرتات عمل ودفع رواتب لهم كأجرة لعملها لدينا، ومن الممكن أن نقوم بعمل سندات صرف لهؤلاء العمال لدفع السلف ودفع الرواتب.

35

مصاريف تأمين وطني

وهو مبلغ التأمين الوطني الذي نقوم بدفعه عن العمال.

36

مصاريف إحتياطي تعويض عمال

وهو مصروف ننزل قيمته من الأرباح لدينا، ويجب أن نقوم باقتطاع مبلغ 1/12 من قيمة راتب الموظف لذلك الشهر، أي بمعدل شهر لكل سنة، ويجب حفظ هذا المبلغ في صندوق خاص بأحد البنوك حتى يقبل هذا المصروف من قبل دوائر الضريبة.

37

إقتطاعات تأمين صحي ووطني

وهي المبالغ التي نقوم باقتطاعها من رواتب الموظفين لصالح دائرة التأمين الوطني لإعادة دفعها.

38

إقتطاعات ضريبة دخل عمال

وهي المبالغ التي نقوم باقتطاعها من رواتب الموظفين لصالح ضريبة الدخل لإعادة دفعها.

39

إقتطاعات إحتياطي تعويض عمال

وهي المبالغ التي قمنا باقتطاعها ووضعها في صندوق في البنوك حتى يتم دفعها للموظفين عند إنهائهم لخدماتهم.

40

مساهمون

وهم أصحاب رأس المال والذين ستوزع قيمة الأرباح في نهاية العام المالي عليهم بنسبة مشاركتهم في رأس المال.

 

الحساب المضاد 

 

          عند عمل قيد محاسبة، فإن هذا القيد له طرفين (المدين والدائن)، وفي حالة أن الطرف الثاني للقيد دائما نفس الشيء كأن نقول أن الطرف الثاني للحساب (مصاريف بنكية) هو (البنك)، فإن بالإمكان أن نعتبر أن البنك هو الحساب المضاد للحساب (مصاريف بنكية)، وبهذا فإننا نختصر العمل أثناء عمل القيد، بمجرد ذكر حساب (مصاريف بنكية) يحضر بشكل تلقائي الحساب (البنك) في الطرف الآخر للقيد.

 

نوع الحساب
 

 

وهذا الحقل يحدد فيما إذا كان الحساب المستخدم خاضع لضريبة القيمة المضافة أم لا، حيث أن نوع الحساب يأخذ الاحتمالات التالية:-

1

غير خاضع لضريبة القيمة المضافة.

2

بداية مجموعة غير خاضعة لضريبة القيمة المضافة.

3

نهاية مجموعة غير خاضعة لضريبة القيمة المضافة.

4

خاضع لضريبة القيمة المضافة.

5

بداية مجموعة خاضعة لضريبة القيمة المضافة.

6

نهاية مجموعة خاضعة لضريبة القيمة المضافة.

7

حساب جمركي (متغير الضريبة).

8

بداية حساب جمركي (متغير الضريبة).

9

نهاية حساب جمركي (متغير الضريبة).

 

 

 

 

 

 

 

 

باختصار يمكن القول أن نوع الحساب إما 1- خاضع للضريبة أو 4-غير خاضع للضريبة.

 وعلينا أن نلاحظ بأن المبيعات والمشتريات والمصروفات عادة ما تكون خاضعة، أما الزبائن والتجار فيجب اعتبارهم غير خاضعين للضريبة، وفي حالة أنه تم اعتبار حساب المبيعات خاضع للضريبة والزبون خاضع للضريبة، فإن هذا سيؤدي بالتأكيد لنتيجة غير صحيحة، وفي حالة أن كشف ضرائب بالتفصيل لم يتوافق مع كشف خلاصة الضريبة، يجب فحص جميع الزبائن والتجار فربما تم وضع أحدهم كخاضع للضريبة بالخطأ.